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Lohnt sich Microsoft Exchange für kleine Unternehmen?

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Microsoft Exchange wird in vielen großen Unternehmen als Mailserversystem eingesetzt. Es gibt auch kleine Unternehmen die Exchange einsetzen, aber lohnt sich darin wirklich der Einsatz von Exchange? Ich gehe auf Microsoft Exchange ein und sprechen dabei auch Alternativen an.

 

Microsoft Exchange Logo (Quelle: Wikipedia)

Microsoft Exchange Logo (Quelle: Wikipedia)

 

[Update 13.01.2015]:

Lesen Sie auch meinen Ergänzungsbeitrag zu Exchange für kleine Unternehmen.

Link: Exchange 2013 kostengünstig als SaaS

Was ist Exchange eigentlich?

Exchange von Microsoft ist, wie oben schon genannt, ein Mailserversystem. Damit werden in einem Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern Mails empfangen, diese automatisch den entsprechenden E-Mailadressen der Mitarbeiter zusortiert und Mails versendet.

Aber es kann noch mehr: Zum Beispiel gemeinsame Kontakt- und Aufgabenverwaltung, Kalenderscharing, gemeinsame Termine im Team organisieren und verwalten. Dazu die Möglichkeit Antivirus- und Antispamprogramme zu integrieren. Und das alles in einer internen Umgebung, auf die nur Benutzer zugreifen dürfen, die in dem Active Directory des Microsoft Servers eingetragen sind. Zur Erklärung: das Active Directory ist eine Art „Erlaubnisverwaltungsstelle“ für Benutzer und ist Bestandteil eines Domänencontroller.

Kleine Unternehmen und Microsoft Exchange

Was muss man dabei als kleines Unternehmen beachten? Kleine Unternehmen haben meist eine dynamische IP-Adresse, die vom Internet-Provider alle 24 Stunden automatisch neu vergeben wird. Dadurch wird es schwieriger, die E-Mails von außen in das Unternehmen zu schicken. Ideal ist eine feste IP-Adresse, die bestehen bleibt, egal ob der Router, wenn notwendig, sich neu einwählen muss um die Internetverbindung neu aufzubauen. In letzterem Fall kann dann einfach beim Provider eingetragen werden, dass Mails direkt an diese feste IP-Adresse und somit an den im Unternehmen laufenden Exchange Server weitergeleitet werden.

Wenn ein kleines Unternehmen jedoch die Kosten für eine feste IP-Adresse einsparen will, gäbe es noch eine andere Möglichkeit um E-Mails über den Exchange Server zu verwalten. Da kleine Unternehmen oftmals die E-Mails über die bereitgestellten Mailserver der Internet-Provider verwalten und es manchmal zu Problemen mit den internen Empfangsconnectoren des Exchange Servers kommen kann, gibt es das Programm „Pullution“ (privat und kommerziell kostenlos (Stand: Oktober 2013)). Darin werden alle Mailadressen, die sich auf dem Webspace des Internet-Provider befinden, eingetragen, empfangen und an ein bestimmtes Postfach vom Exchange Server weitergeleitet. Hat also jeder Mitarbeiter eine eigene Mailadresse, wird für jeden einzelnen Mitarbeiter eine Weiterleitung an sein Exchange-Postfach eingerichtet. Dadurch wird gewährleistet, dass die Mails intern richtig zugeordnet werden. Um Mails zu versenden reicht ein einziges Mailkonto bei dem Internet-Provider, das als Sendeconnector in Microsoft Exchange eingetragen wird, vollkommen aus.

Microsoft Exchange: Preis und Lizenzen

Microsoft Exchange kostet allein circa 1.000 Euro. Dazu kommen noch Lizenzen für die Benutzer, beispielsweise 5 User-Cals vom Preis zwischen 400 und 500 Euro. Hinzu kommen beispielsweise noch Kosten für einen Microsoft Server 2008 R2 (als Domänencontroller), Outlook-Lizenzen und eine feste IP-Adresse. Das kann für kleine Unternehmen eine teure Angelegenheit werden.

Die Alternativen:

Zimbra

 

Zimbra E-Mailsystem (Quelle: Wikipedia)

Zimbra E-Mailsystem (Quelle: Wikipedia)

 

Ehemaliges Yahoo-Projekt, wurde Januar 2010 von VMware gekauft und ausgebaut. Im Juli 2013 wurde Zimbra an Telligent Systems weiterverkauft.

Das Projekt ist nach meinen Erfahrungen durch die Arbeit von VMware Microsofts Exchange am ähnlichsten. Das System bietet wie Exchange Mailserver- und Groupware-Funktionen (Kalender, Terminverwaltung, etc.) und benötigt als Basis einen Linuxserver. Einen Desktop-Client gibt es von Zimbra ebenfalls, der ist sogar kostenlos und kann auch unabhängig von Zimbra Server genutzt werden. Leider sind die Signaturen in der Anzahl der Zeichen begrenzt, was für Unternehmen ein Nachteil sein kann. Das Zusammenspiel zwischen Zimbra Server und Zimbra Desktop funktioniert jedoch tadellos. Angenehm ist, dass es von Zimbra Server eine kostenlose Version gibt, den Zimbra Collaboration Server – Open Source Edition. Diese bietet jedoch keine Outlook-Unterstützung und auch keinen Support.

Open-XChange

 

Open-XChange Server (Quelle: Wikipedia)

Open-XChange Server (Quelle: Wikipedia)

 

Open-XChange ist eine Kollaborationssoftware, die als Groupware neben E-Mail, Kalender und Terminverwaltung auch ein Dokumentenmanagement mitbringt. E-Mails von Google, GMX und einigen anderen Webdiensten können direkt in der Benutzeroberfläche bearbeitet werden. Über einen Connector, den OXtender, kann auch Outlook von Microsoft mit Open-XChange kommunizieren. Interessant ist, dass auch Adressbücher von beispielsweise Facebook in die Ope-nXChange-Adressbücher übernommen werden können. Eine innovative Idee ist der verschlüsselte Zugang von externen Partnern zu Kontakten, Kalendern und Dokumenten.

Open-XChange verlangt wie auch Zimbra von Telligent Systems einen Linux-Server als Basis für den Betrieb.

Axigen Mailserver

 

Axigen Mailserver (Quelle: Axigen)

Axigen Mailserver (Quelle: Axigen)

 

Axigen kocht in Sachen Mailserver sein eigenes Süppchen. Das soll nicht bedeuten, dass da etwas angebrannt ist. Nein, der Axigen Mailserver ist ein voll ausgereiftes System, das eine Free-Version und kommerzielle Versionen anbietet. Von Vorteil ist neben der Linux-Unterstützung auch die Installation auf Windows-Servern (32/64 Bit).

Interessant bei Axigen ist: Die Free-Version bietet kostenlose Unterstützung von 100 Usern und Kalendersharing für fünf User. Für kleine Unternehmen eine ideale Alternative zu Microsofts Exchange.

Zusätzlich kann ein Outlook-Connector erworben werden (Fünf Premium-User für 20,00 Euro, Stand: Oktober 2013). Laut Webseite der Free-Version ist sogar 24/7-Support für ein Jahr inklusive.

Leider ist der Support wie auch die Handbücher nur in Englisch verfügbar. Ein Blick auf diesen Mailserver lohnt sich aber auf jeden Fall.

Fazit:

Wenn ein Unternehmen die Vorteile von Microsoft Exchange, das meist das Maß aller Dinge in Sachen Mailserver darstellt, genießen will, muss dabei schon tief in die Tasche greifen. Die Jahreslizenz für MS 2008 R2 und Exchange von jeweils fast 1.000 Euro plus die Exchange-Jahreslizenzen für die Mitarbeiter sind schon eine teure Angelegenheit. In Verbindung mit Outlook ist jedoch ein ideales Zusammenspiel zwischen Mailserver und Mailprogramm gegeben, da sie optimal aufeinander abgestimmt sind. Gerade was die Kalender- und Terminverwaltung betrifft sind Exchange und Outlook so gut wie unschlagbar.

Für alle anderen, die weniger Budget dafür zur Verfügung haben, können beispielsweise auf Community-Editionen von Open-XChange, Zimbra oder Axigen Mailserver zurückgreifen. Diese sind zwar ein bisschen anders zu administrieren als Exchange von Microsoft, aber fast genauso gut. Um die Vorteile von Outlook mit diesen Produkten zu nutzen gibt es Connectoren für Outlook. Meist funktionieren diese Connectoren jedoch nur mit den kostenpflichtigen Editionen.

Marcus Muthspiedl

Autor: Marcus Muthspiedl

Gründer von hello-it, IT-Supporter, Webmaster, Vater, Schreibling, technischer Schraubendreher, Möglichmacher, durch Erfahrungen in unterschiedlichen Unternehmen versierter Allrounder, Freewareempfehler und -selbstnutzer

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