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Exchange 2013

Exchange 2013 kostengünstig als SaaS

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Exchange 2013: marktführende Groupware zum kostengünstigen Mietpreis

Exchange 2013 ist ein teures Paket aus dem Hause Microsoft, das sich meist nur mittelständige bis große Unternehmen leisten können. Mittlerweile hat sich eine kostengünstige Möglichkeit für kleine Unternehmen auf dem Markt etabliert, die ich Ihnen gerne vorstellen möchte: Exchange 2013 als SaaS (Software as a Service).

Exchange 2013: teure Anschaffung

Exchange 2013 ist in der Anschaffung recht teuer, denn bei einem kleinen Unternehmen kommen zum Betrieb dieser „Groupware“ einige tausend Euro zusammen, die erst einmal verdient sein müssen. Denn es bleibt nicht nur bei Exchange 2013, es kommen noch Lizenzen für einen Microsoft Windows Server hinzu. Empfehlenswert wäre dabei diese Zusammenstellung:

  • Einen Server mit Windows Server 2012 R2 für die Benutzerverwaltung
  • Einen Server mit Windows Server 2012 R2 und Exchange 2013 Server

Allein diese Lizenzen kosten ca. 2.500 Euro, und hinzu kommen die Kosten für die Server (Hardware), Strom, Verwaltungsaufwand, Wartung etc. Solche Kosten können für kleine Betriebe existenzkritisch sein.

Exchange 2013: SaaS (Software as a Service)

Welcher Unternehmer denkt da nicht an Kosteneinsparung. In meinem ersten Beitrag über Microsofts Exchange stellte ich Alternativen vor, die in der Anschaffung kostenlos oder günster sind. Jetzt stelle ich die Mietvariante von Exchange 2013 vor.

Die Vorteile hierbei:

  • Kein Anschaffungspreis
  • Keine zusätzlichen Stromkosten
  • Keine Kosten für eine feste IP-Adresse
  • Günstige Verwaltungs- und Wartungskosten
  • Verschlüsselte Verbindungen
  • Die Server befinden sich je nach Anbieter in Deutschland (Datenschutz)
  • Von überall her erreichbar

Die Nachteile sollten auch aufgezählt werden:

  • Ausgelagerte Mail- und Terminverwaltung
  • Monatliche Kosten

Im Fall der ausgelagerten Mail- und Terminverwaltung erlebe ich immer wieder, dass Unternehmer eine t-online.de, gmx.de, web.de oder auch googlemail.com-Mailadresse nutzen. Sogar bei einem Internetauftritt mit eigener Domain. Schwer nachvollziehbar, denn mit einer Mailadresse über Ihre Domain kommen Sie als Unternehmer viel seriöser beim Kunden an. Diese können Sie im Exchange 2013 Server als „Akzeptierte Domäne“ eintragen und für das Mailing nutzen. Seriösität mit ein paar wenigen Handgriffen erledigt.

Exchange 2013: Mail- und Terminverwaltung

Mit der zusätzlichen Nutzung von Exchange 2013 als SaaS kommen Sie je nach gemietetem Paket in den vollen Genuss von Exchange, genau so wie größere Unternehmen. Dazu zählen zum Beispiel die Funktionalitäten in Verbindung mit Microsoft Outlook, das voll und ganz auf Exchange abgestimmt ist. Gerade bei Termineinladungen ist es von Vorteil, da beispielsweise bei Windows 7 kein Kalender vorhanden ist. Eine automatische Termineintragung ist da nicht gewährleistet, wie auch. Ist ja nichts da zum eintragen. Bei Exchange 2013 ist ein Kalender in den Postfächern integriert, und wenn Sie verbunden sind wird der Termin nach dem Akzeptieren auch genau dort eingetragen.

Exchange 2013: Erreichbarkeit und Verwaltung

Den angemieteten Exchange 2013 Server erreichen Sie ganz bequem mit einem Browser über die Internetadresse, die Sie vom Anbieter erhalten. Auf einem fest installierten Exchange 2013 Server in Ihrem Hause würde das Bild so aussehen:

Exchange 2013-AdminCenter

Exchange 2013 Admin Center

Je nach SaaS-Anbieter kann der Startbildschirm variieren.

Und falls Sie mal unterwegs sind und Sie kein Outlook nutzen können, können Sie mit jedem beliebigen PC oder Tablet die Outlook Web Access-Oberfläche des Exchange 2013 aufrufen. Fest in Ihrem Hause installiert würde das so aussehen:

Exchange 2013 Outlook Web Access

Exchange 2013 Outlook Web Access

Je nach SaaS-Anbieter kann auch dieser Startbildschirm variieren.

Exchange 2013: Mobilität

Sie können Ihr Postfach, das auf dem angemieteten Exchange 2013 Server liegt, auch mit Ihrem Smartphone oder Tablet synchronisieren. Das funktioniert zum Beispiel über ActiveSync. So haben Sie die Gewissheit, dass Mails und Termine zeitnah abgeglichen und aktuell sind. Die Zeiten der Synchronisation sind in der Regel einstellbar. Meine Tests diesbezüglich verliefen problemlos und die Synchronisation reibungslos.

Je nach Ordnerstruktur könnte es aber noch zu Problemen kommen, da es zwischen der androideigenen App und Exchange 2013 in der Vergangenheit Schwierigkeiten bei der Sychronisation von Unterordnern gab. Laut Berichten bestehen diese Schwierigkeiten weiterhin. Hinzu kommt, dass Sie drei verschiedene Apps nutzen müssen, um Mails, Termine und Kontakte zu synchronisieren. Kein Weltuntergang, aber umständlich.

Zum Mailempfang nutzte ich die K2 Mail-App, die problemlos funktionierte. Eine Sache sollten Sie jedoch bedenken: Wenn das Passwort Ihres Postfaches „zu sicher“ ist, kann auch K2 Mail Schwierigkeiten mit dem Empfang haben. Bei mir funktionierte zum Beispiel ein Passwort mit einem enthaltenen § nicht. Es scheinen wohl in der App nicht alle Sonderzeichen berücksichtigt zu werden.

Exchange 2013: Fazit

Exchange 2013 als Saas hat viele Vorteile für kleine Betriebe. Einsparungen von mehreren tausend Euro allein bei der Anschaffung sind einen Blick auf diese Mietpreisalternative wert. Für große Unternehmen ist diese aus meiner Sicht jedoch zu teuer, da die Anforderungen höher sind als bei kleineren Unternehmen. Zudem haben große Unternehmen eine eigene IP-Adresse angemietet, mit der Exchange 2013 wunderbar funktionieren kann. Mit einer DynDNS-Adresse wird das schon wesentlich problematischer.

Angenehm ist dabei eines: der Preis. Dieser geht schon ab monatlich 0,99 Euro pro Benutzerpostfach los. Je nachdem, ob Sie mehrere Mitarbeiter haben oder mehrere Mailadressen verwalten möchten kann dieser Preis etwas teurer werden. Das kommt aber ganz auf die Anforderungen in Ihrem Unternehmen an. Empfehlen kann ich aber nur die Anmietung bei Anbietern, die Exchange 2013 auf Servern in Deutschland hosten.

Falls Sie Fragen dazu haben berate ich Sie gerne.

 

Links:

01: Android 4.3: Nur für Exchange-Minimalisten

02: Exchange Online von Microsoft

Marcus Muthspiedl

Autor: Marcus Muthspiedl

Gründer von hello-it, IT-Supporter, Webmaster, Vater, Schreibling, technischer Schraubendreher, Möglichmacher, durch Erfahrungen in unterschiedlichen Unternehmen versierter Allrounder, Freewareempfehler und -selbstnutzer

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